Elaborar un plan de comunicación interno en una empresa es fundamental para priorizar las acciones a realizar y así cumplir con los objetivos establecidos. La comunicación interna de una determinada compañía es clave para que todos los miembros estén integrados e informados, favoreciendo así su motivación. Un plan bien elaborado también sirve para crear y fortalecer la identidad corporativa de la propia empresa.

No prestar la atención suficiente a la comunicación interna es un gran error que puede acabar con la reputación de una compañía. Es por ello que elaborar un plan estructurado resulta tan importante.

Para mejorar la comunicación en la empresa es de vital importancia conocer cómo estructurar el plan comunicacional paso a paso.

• Análisis: en primer lugar se debe realizar un análisis 360º, estudiando todos y cada uno de los aspectos externos que afectan a la empresa. De este modo, la compañía puede detectar tanto oportunidades como amenazas en el mercado. Del mismo modo, debe llevar a cabo un análisis interno para tomar conciencia de las debilidades y fortalezas de la propia empresa.
• Objetivos: una vez realizado el análisis, es el momento de establecer los objetivos de comunicación interna de una empresa. Hay una serie de requisitos que resulta interesante conocer. En primer lugar, tan solo debe haber un objetivo prioritario y, en función del mismo, una serie de objetivos secundarios. Y, en segundo lugar, todas las metas propuestas tienen que ser medibles, alcanzables y realistas.
• Target: definir el público objetivo es vital para mejorar la comunicación en la empresa. Son los clientes el eje central de cualquier compañía, en torno al cual giran todos los objetivos, estrategias y acciones.
• Mensaje: una vez determinados los puntos anteriores, la compañía debe elegir cuál es el mensaje que va a transmitir, definiendo una idea principal. Es importante que no induzca a ningún tipo de error, de modo que debe ser clara, concisa y directa.
• Estrategia: por supuesto, la empresa tiene que decidir cuál va a ser la estrategia de comunicación a largo plazo. Son varios los aspectos a determinar, como los canales comunicativos o el tipo de lenguaje utilizado, entre otros muchos.
• Acciones: las acciones son operaciones que se van a llevar a cabo en el corto plazo para dar a conocer el mensaje de la compañía. Para definir cada una de las acciones hay que valorar tanto los recursos materiales como humanos. Un equipo de trabajo debe estar al cargo de su ejecución y posterior seguimiento.
• Presupuesto: fijar el presupuesto es una de las piezas claves en la comunicación interna de una empresa. Cada acción a realizar en el corto plazo debe tener un presupuesto para ella.
• Timing: una vez todas las acciones, y su correspondiente presupuesto, están fijados, hay que programarlas en el tiempo, estableciendo además cuál va a ser su duración. Esto es fundamental para mejorar la comunicación en la empresa.
• Control: y, por último, para comprobar la efectividad de todas y cada una de las acciones de comunicación, establecer un plan de control y evaluación es muy importante.

Es muy importante evaluar periódicamente cómo es la comunicación interna de una empresa, con el principal objetivo de detectar tanto aciertos como errores. De este modo, el proceso de toma de decisiones es mucho más fluido y se pueden realizar las correcciones necesarias en aquellas áreas en las que se detecten más problemas.

En primer lugar se evalúan todas y cada una de las acciones realizadas en la comunicación interna de la compañía, determinando si han cumplido o no con los objetivo propuestos, y cuáles son los ámbitos a mejorar.

En segundo lugar, analizar cuál es el índice de satisfacción acerca de diferentes materias es muy importante. Por un lado, para mejorar la comunicación en la empresa es importante conocer cuál es tanto el nivel como la calidad de información de la que disponen los empleados de la compañía. Por otro lado, hay que evaluar cómo es la comunicación entre los trabajadores, así como con los supervisores y subalternos. Y, por último, estudiar la comunicación que existe entre los distintos departamentos es vital.

Para llevar a cabo la evaluación, los responsables del análisis deben analizar cuáles son las acciones indicadas en el plan de comunicación se han llevado a cabo y cuál ha sido su efectividad. Además, el proceso de evaluación debe tener unos objetivos concretos, de modo que es esencial tener muy claro cuáles son los ámbitos a analizar.

Y, por último, cabe destacar que las investigaciones no deben centrarse únicamente en aspectos objetivos. También deben valorar las opiniones, pensamientos y percepciones de todos y cada uno de los empleados.