Las 5 características esenciales que todo software de facturación electrónica debe tener

La facturación electrónica ha conseguido inquietar a muchas pymes que, al no facturar a las administraciones públicas, no son capaces de vislumbrar sus ventajas. Es natural. Por lo general, todos presentamos cierto grado de resistencia a los cambios, aunque después nos alegremos de ellos. Si es vuestro caso, os va a ocurrir lo mismo.

La factura digital obligatoria tiene grandes ventajas que facilitarán y agilizarán los cobros, ya que reducen los ciclos de tramitación. Igualmente, reduce las incidencias por errores humanos, ahorra espacio de almacenamiento y podéis acceder a ella de manera sencilla y rápida. A nivel social, cuida el medioambiente y evita el fraude. Sin embargo, también hemos de señalar un inconveniente: os obliga a haceros con un software de facturación con el coste y el tiempo que implica invertir en su aprendizaje.

Facturación electrónica obligatoria

Una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una tradicional en papel. Se diferencia de esta en que se expide y se recibe en formato electrónico. Por tanto, es una alternativa legal a la que habéis emitido siempre.

En 2014, La Unión Europea impulsó su implementación y, en 2019, estableció la factura obligatoria digital en las relaciones B2G. Posteriormente, fue ganando espacio y de la obligatoriedad de emitirla en los intercambios comerciales con el sector público, hemos pasado a la de las relaciones entre empresas, las B2B. Así, esperamos que la factura digital en estas transacciones sea obligatoria para todos a partir de 2025, de la mano de la ley de fraude fiscal.

¿Qué requisitos deben cumplir?

Además de cumplir las condiciones que validan las de papel, las electrónicas han de contemplar los siguientes requisitos:

• Debéis emitirlas con un programa de facturación de la Agencia Tributaria o mediante un software certificado.
• Han de incorporar un código alfanumérico identificativo y un código QR.
• Su formato debe ser accesible para todos los destinatarios.
• La administración solicita que incluyan frases del tipo: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”. Es la forma de garantizar que secundan todas las obligaciones establecidas.

Las 5 características de un software de calidad

Un software de facturación de calidad es indispensable para las pymes, no solo por la factura digital obligatoria, sino por criterios de control y optimización de los recursos. En este sentido, os aconsejamos que prestéis atención a los siguientes puntos a fin de escoger la solución que mejor se adecúe a vosotros.

Alojamiento en la nube

Este tipo de software funciona a través de una conexión a Internet, utilizando servidores remotos y os ofrece varias interesantes ventajas:

1. Podéis seleccionar distintos entornos informáticos. En la actualidad, los más frecuentes son la multinube o la nube híbrida. La multinube os permite acceder a diferentes proveedores. De este modo, elegís cuál es la que mejor se adapta a las funcionalidades que necesitáis en cada momento. Por su parte, gracias a la nube híbrida, conectáis vuestra nube privada con una de terceros. Así, tenéis acceso a sus aplicaciones sin necesidad de invertir en su compra.
2. Mayor escalabilidad. El software en la nube es muy flexible y escalable de acuerdo con vuestras necesidades, sin que tengáis que invertir en hardware. Solo pagáis por el espacio ocupado.
3. Análisis de big data. Os posibilita aprovechar mejor las cantidades ingentes de datos que hayáis recopilado, ya sean estructurados o no.
4. Accedéis desde cualquier lugar. Al estar los datos y las aplicaciones en la nube, favorecéis la movilidad y el teletrabajo.
5. Ahorro significativo. Una de sus principales ventajas es que no requerís disponer de un equipo especializado en tecnologías para su instalación. Podéis obtener todo el asesoramiento y la ayuda que precisáis de los proveedores que escojáis.

Automatización contable

Gestiona todas las facturas durante todo el proceso, desde que se emiten hasta que se cobran o pagan, según los casos. Con esto queremos decir que no son operativos los programas que no permiten su digitalización, ya que os obligan a perder un valioso tiempo en introducir datos y llevar a cabo el seguimiento. Algunas de las soluciones disponibles son las siguientes:

• Factura a vuestros clientes automáticamente para agilizar los pagos.
• Registra las facturas en el programa de contabilidad.
• Rellena mandatos de domiciliación bancaria para el cobro de los clientes en las fechas acordadas.
• Os recuerda que una factura está a punto de vencer.

Soporte técnico de calidad

Es imprescindible que cuente con uno y que, además, esté incluido en el precio total. Un soporte técnico de calidad garantiza que vuestra empresa no va a dejar de funcionar por problemas técnicos del software. Por contra, os ayuda a que vuestros sistemas operen de manera óptima, así como a identificar y solucionar cualquier eventualidad.

La asistencia técnica favorece el uso y adaptación a la nueva modalidad de facturación. Por tanto, no minimicéis su importancia y huid de propuestas que no incorporen este tipo de soporte, puesto que os ayuda a incrementar la productividad. Además, así no tenéis que esperar a que acontezcan los problemas para daros cuenta de que el soporte técnico de vuestro proveedor es deficiente.

Actualizado permanentemente según la normativa

Esta cualidad resulta esencial que la integre. Las normativas sobre facturación en el país están sujetas a posibles cambios y, con frecuencia, estos son inesperados. Por esta razón, es importante que contéis con actualizaciones en tiempo real para no incumplir la ley.

Versatilidad

Debéis aseguraros de que con vuestro nuevo software de facturación electrónica podéis trabajar desde distintos tipos de dispositivos. Nos referimos a tabletas, smartphones y ordenadores. Resultaría muy poco operativo el software si solo es accesible desde un ordenador concreto de la empresa. La comodidad que conseguís con la versatilidad evita que os veáis avocados a ir a la oficina para facturar, sin obviar que facilita el teletrabajo a los empleados.

La facturación electrónica no solo ha venido para quedarse, sino que, poco a poco, va a ser obligatoria para todas las pymes. En consecuencia, os invitamos a familiarizaros con ella y, para ello, debéis haceros con un software adecuado que reúna unos requisitos imprescindibles. Para formaros, coordinad la agenda de TicNegocios de la Cámara con vuestra disponibilidad.