Gdrive for work: cómo usarla si eres pyme o autónomo

Google Drive for Work o GDrive es una solución de almacenamiento en la nube, diseñada específicamente para empresas. Tanto si tenéis una pyme como si lo hacéis en la modalidad de autónomo, os puede resultar muy útil a la hora de gestionar archivos o trabajar en equipo de manera eficiente.

En este artículo, queremos informaros de sus características y sus ventajas para que le podáis sacar el máximo partido. Además, tenéis opciones de seguridad avanzada y lo podéis integrar sin problemas con otras aplicaciones de Google.

¿Qué es GDrive for work?

GDrive es una plataforma de almacenamiento en la nube y colaboración diseñada para empresas y organizaciones. Ofrece una amplia variedad de herramientas colaborativas y características para ayudaros a almacenar, compartir y gestionar archivos.

Además, está creada para ser muy segura y escalable. Por esta razón, es ideal para empresas de cualquier tamaño. Como usuarios, podéis acceder a vuestros archivos desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Profundizamos en algunas de sus características.

Almacenamiento de datos

Es un servicio de almacenamiento en la nube que os permite guardar y compartir archivos en línea de forma segura y colaborar en tiempo real con otros usuarios.

Esta propuesta de almacenamiento es escalable y flexible. Esto significa que podéis elegir la cantidad de espacio que necesitáis y aumentarlo según las circunstancias o la evolución de vuestro negocio. Los archivos permanecen en servidores remotos de Google. Por esta razón, podéis acceder a ellos desde cualquier ubicación con una conexión a Internet y desde cualquier dispositivo compatible. Eso incluye a los teléfonos inteligentes, tabletas o portátiles.

Además, os ofrece funciones avanzadas de seguridad, como el cifrado de datos y la autentificación de dos factores. Sois vosotros quienes controláis quiénes pueden ver, editar o compartir los archivos y carpetas. Por lo tanto, os brinda un mayor nivel de seguridad y privacidad en la colaboración en línea.

Colaboración en tiempo real

Estas herramientas resultan especialmente útiles para pymes y autónomos que trabajan en equipo desde distintos sitios. Estas son algunas de las características de colaboración en tiempo real que ofrece:

• Edición simultánea: Varias personas pueden editar el mismo archivo al mismo tiempo. Todos los cambios se guardan automáticamente y se muestran en tiempo real.
• Comentarios y notas: Podéis agregar comentarios y notas a los archivos compartidos. Las personas con acceso a ellos pueden ver y responder a esos comentarios.
• Compartir archivos y carpetas: Os permite compartir archivos y carpetas enteras con cualquier persona, incluso, si no tiene una cuenta de GDrive. También podéis establecer permisos de acceso para aseguraros de que solo las personas adecuadas pueden acceder a ellos.
• Integración con otras aplicaciones de Google Suite, como Google Docs y Google Sheets. Esto permite que los usuarios trabajen en documentos y hojas de cálculo al mismo tiempo, y que los cambios se reflejen automáticamente en el archivo compartido.

Seguridad y privacidad

Tiene un enfoque riguroso respecto a la seguridad y privacidad de los datos almacenados en su plataforma. Algunas de las características de seguridad incluyen:

• Protección mediante contraseña: De este modo, solo los usuarios que autoricéis pueden acceder a ella.
• Restricciones de acceso: Las cuentas pueden configurarse para limitar el acceso a ciertos archivos. Por otro lado, los permisos pueden ser ajustados para limitar la capacidad de los usuarios para compartir, descargar, imprimir o copiar información.
• Verificación en dos pasos: Ofrece esta posibilidad que agrega una capa adicional de seguridad al solicitar un segundo código antes de permitir el acceso a la cuenta.
• Seguridad de datos: Google utiliza tecnologías de cifrado de alta protección para salvaguardar la información almacenada en sus servidores. Además, realiza copias de seguridad y replicación de datos de forma regular para protegeros contra su pérdida.
• Conformidad con los estándares de privacidad: GDrive cumple con los estándares de privacidad y seguridad internacionales, como la normativa europea de protección de datos (GDPR).

Ventajas para pymes y autónomos

Las ventajas de GDrive para pymes y autónomos son numerosas y podemos resumirlas en los siguientes puntos:

• Facilita la movilidad, flexibilidad y la conciliación de los trabajadores al permitir el teletrabajo. Esto redunda en una mayor productividad e identificación con la empresa. Esto es, vuestros empleados estarán mucho más contentos.
• Optimiza el trabajo en equipo y su coordinación, ya que elimina las dificultades horarias o físicas que se plantean habitualmente para la ejecución de proyectos conjuntos.
• Democratiza medidas de seguridad muy avanzadas para proteger la información y los datos almacenados que solo se podían permitir las grandes corporaciones.
• La plataforma se integra con otras aplicaciones de Google, como Gmail, Google Docs y Google Sheets. Por lo tanto, hace que la gestión de la información y los datos sea más sencilla y eficiente.
• Este servicio es asequible para las pymes y los autónomos, independientemente del momento en el que estéis. La razón es que existen diferentes planes de precios que se adaptan a las necesidades y presupuestos de cada usuario.
• Su uso es muy intuitivo. Una vez que dais de alta vuestra cuenta, solo tenéis que familiarizaros con la interfaz y descargar la aplicación móvil.
• Podéis sincronizar los archivos para trabajar con ellos cuando no contéis con conexión. A la vez, podéis establecer que ciertas carpetas se sincronicen simultáneamente.

En definitiva, es recomendable que antes de utilizar esta herramienta os familiaricéis con todas sus posibilidades. De este modo, le podréis sacar el máximo partido y haréis que vuestra organización dé un paso cualitativo muy importante. Es transitar de un modo de trabajo tradicional y analógico a otro tecnológico y digital. Una evolución que favorece la competitividad.

GDrive os permite almacenar archivos en la nube y trabajar en ella desde diferentes lugares y en distinto tiempo. Su uso es muy intuitivo y os adaptaréis fácilmente. Por lo tanto, es una herramienta valiosa para eliminar las dificultades que encuentran los equipos para ejecutar sus proyectos conjuntos. Además, proporciona un entorno con medidas de seguridad sofisticadas a un precio asequible para cualquier usuario. Si os interesa profundizar sobre las ventajas de trabajar en la nube con esta solución, estamos a vuestra disposición. ¡Contactad con nosotros!